خواب؟ افتضاح. تغذیه؟ بی‌نظم. زندگی حرفه‌ای؟ گره خورده و پرتنش. رابطه با شریک عاطفی و دوستان؟ داغان! تفریح؟ اصلا حرفش را نزنید.
شاید زیادی شورش کرده باشیم اما، این وضعیتی است که ممکن است در نتیجه نداشتن مدیریت زمان در محیط کاری اتفاق بیافتد.
نداشتن مهارت مدیریت زمان کاری، می‌تواند می‌تواند علاوه بر زندگی حرفه‌ای روی سلامت ذهنی، جسمی و روی تمام زندگی ما اثر بگذارد.
البته به کارگیری تکنیک های مدیریت زمان از آن توصیه‌هایی است که در حرف ساده به نظر می‌رسد؛ این عبارت دوکلمه‌ای، در دل خودش مهارت‌های زیادی را دارد که باید یادبگیریم.
با تمام سختی‌اش، مهارت مدیریت زمان، به خصوص برای مدیرانی که یک تیم را رهبری می‌کنند، یک مهارت بسیار حیاتی است. در صورت نداشتنش ممکن است زندگی کاری‌مان تبدیل به یک جهنم تمام و کمال شود؛ مخصوصا اگر ترافیک و تنوع کارهایی که انجام می‌دهیم بالا باشد.
در این مقاله به بررسی چند مهارت کلیدی برای مدیریت زمان در محیط کاری می‌پردازیم که، شبیه یک جعبه ابزار مهم عمل می‌کند. جعبه ابزاری که می‌گذارد زمان را رام کنیم و افسار آن را در دست بگیریم.
۱. داشتن اهداف واقع‌بینانه در برنامه‌ریزی اجرا
آدم بلند پرواز و جاه‌طلبی هستیم؟ این عالی است. اصلا لازمه کارآفرینی یا رهبری یک تیم همین است. اما مراقب باشیم که از آن طرف بام نیافتیم. یکی از اصلی‌ترین مواردی که برای مدیریت زمان در کسب و کار باید در نظر گرفت، هدف گذاری صحیح و تعیین اهداف واقع بینانه است.
در برنامه‌ریزی خود، اهداف قابل دستیابی و قابل اندازه‌گیری تعیین کنیم. همچنین، برنامه‌ریزی زمانی خود را به گونه‌ای تنظیم کنیم که با واقعیت و توانایی‌های ما و تیم‌مان تطابق داشته باشد. مدیریت زمان برای مدیران تا حد زیادی به نگاه واقع‌بینانه آنها از محدودیت‌ها و فرصت‌هایشان بستگی دارد.
۲. مهارت‌های اولویت‌بندی
اصطلاحی هست که می‌گوید اگر تمام کارها در اولویت یک است، یعنی هیچ‌کدامشان اولویت ندارد. از اهمیت اولویت‌بندی در مدیریت زمان کاری نشویم. اصلی به اسم اصل پارتو یا قانون ۸۰ـ ۲۰ هست که می‌گوید که ۸۰ درصد نتایج فقط از ۲۰ درصد تلاش‌های ما حاصل می‌شود. پس باید بتوانیم آن ۲۰ درصد طلایی را پیدا کنیم و دراولویت بگذاریم.
۳. اعتیاد به کمال‌گرایی را کنار بگذاریم
معمولا مدیریت زمان برای مدیران و کارکنانی که کمال گرا هستند بسیار سخت‌تر است.برخی از مدیران به دلیل تمایل به داشتن کارهای بیشتر و بهبود همیشگی، درگیر جزئیات بی‌مورد می‌شوند و زمان بسیاری را صرف کارهای ناچیز می‌کنند.
برای موفقیت در مدیریت زمان در محیط کاری، باید این تمایل را کنترل کنیم و تمرکز خود را بر روی وظایف اصلی و مهم بگذاریم.
۴. هنر تفویض اختیار به همکاران
این مهارت به ويژگی قبل (کمال‌گرایی) وابسته است. یعنی اگر یکی حل شود ممکن است روی دیگری اثر بگذارد. اگر کمال‌گرا باشیم توقع داریم همه کارها به همان کیفیتی که خودمان انجام می‌دهیم انجام شود و کار کسی را قبول نداریم.
اما شاید لازم باشید گاهی به متوسط بودن رضایت بدهیم و کارها را به دیگران واگذار کنیم. اگر این کار را نکنیم هم جلوی رشد دیگر اعضای تیم را گرفته‌ایم و هم انرژی ذهنی و روانی‌خودمان را بیش از توانمان مصرف کرده‌ایم. مدیریت زمان برای مدیران نیاز به اعتماد آنها به دیگران دارد.
زمانی که به افراد دیگر وظایف مناسبی واگذار می‌کنیم، فشار کاری بر روی ما کاهش می‌یابد و زمان بیشتری برای مدیریت وظایف اصلی خود خواهیم داشت.
این مهارت ( تفویض اختیار) به ما امکان می‌دهد تا به بهترین شکل از توانایی‌های تیم خود استفاده کنیم پس تمرین کنیم که به تیم اعتماد کنیم و بخشی از وظایف خود را به دیگران محول کنیم.
۵. توانایی گفتن نه به مسئولیت‌های اضافی در محیط کار
گاهی اوقات برخی افراد تمایل دارند هرگونه مسئولیت اضافی را بپذیرند و نمی‌توانند نه بگویند. اگر این طور باشیم، این روحیه می‌تواند باعث بار زیادی بر روی شانه‌های ما شود و زمان و انرژی ما را برای کارهای اصلی محدود کند.
یادگیری توانایی گفتن نه به مسئولیت‌های اضافی، به ما کمک می‌کند تا زمان خود را برای کارهای مهم و اصلی اختصاص دهیم و برایشان و مدیریت زمان کاری بیشتر تحت تسلط‌مان باشد.
۶. مدیریت تمرکز
در دنیای پرسرعت امروز، مدیریت تمرکز یک چالش بزرگ است. تمرکز بر وظایف اصلی و جلوگیری از هدررفت زمان به دلیل همزمانی، پیام‌های تلفن همراه و شبکه‌های اجتماعی، بسیار مهم است.
برنامه‌ریزی مداوم و ایجاد محیط کاری مناسب می‌تواند به ما در مدیریت تمرکز کمک کند. نوتیف‌های غیر ضروری را خاموش کنیم و تاجایی که می‌توانیم جلوی نویزها را بگیریم.
۷. مدیریت انرژی
مدیریت انرژی نیز بخشی از مدیریت زمان است. برای بهره‌وری بیشتر در محیط کاری، باید به مدیریت انرژی خود توجه کنیم. از طریق استراحت مناسب، مراقبت از خود و تعادل بین کار و زندگی شخصیمان، می‌توانیم انرژی خود را حفظ کرده و در کارهایما ن بهتر عمل کنیم.
برای سلامتی ذهن و جسم‌مان هم برنامه‌ریزی کنیم و برایش وقت بگذاریم. اصلا این مقاله برای همین است که ما به تعادل نیاز داریم تا دچار فرسودگی نشویم. راهکارش مدیریت زمان کاری با همه متعلقات مورد نیازش است.
۸. استفاده از قانون پارکینسون
قانون پارکینسون، قاعده‌ای است که در مدیریت زمان بسیار مؤثر است. بر اساس این قانون، کار به میزان زمانی که برای انجام آن تعیین شده، انجام خواهد شد. یعنی به خاطر وسواس یا کمال‌گرایی مدام به کاری که انجام شده برنگردیم و زمان بیشتری برایش صرف نکنیم تا چشم و ابرویش را زیباتر کنیم.
واقعیت این است که بعضی از کارها می‌توانند به خاطر وسواس ما تا بی‌نهایت کش بیایند. خلاصه کلام اینکه، به مدت زمانی که برای انجام یک وظیفه در نظر گرفته می‌شود، پایبند بمانیم.
۹. داشتن چک لیست روزانه
از فایده داشتن چک‌لیست هرچقدر بگوییم، کم گفته‌ایم؛ داشتن یک چک لیست وظایف روزانه، می‌تواند به ما در مدیریت زمانمان کمک زیادی کند.
همچنین، با انجام ویژگی‌هایی مانند تنظیم مهلت‌هاو تیک زدن‌ها، می‌توانیم به طور مداوم سیر پیشرفت کارهایمان را رصد کنیم. چک لیست می‌تواند هفتگی یا روزانه باشد، یا هر دو. مهم این است که کارها را روی کاغذ بیاوریم و جلوی چشممان باشند.
۱۰. مدیریت و تعیین مرزگذاری بحث‌ها بین همکاران
در محیط کاری، مکالمات بین همکاران می‌تواند زمان زیادی را تلف کند. برای مدیریت بهتر زمان خود، باید مرزهای واضحی برای مکالمات خود با همکاران تعیین کنیم. از طریق تعیین زمان‌های معین برای مکالمات ، می‌توانیم زمان خود را به بهترین شکل مدیریت کنیم.
۱۱. اثربخشی جلسات و رعایت زمانبندی آنها
جلسات کاری می‌توانند زمان زیادی را تلف کنند و اگر بدون برنامه‌ریزی و مدیریت صحیح انجام شوند، کش‌دار و غیر مولد شوند. برای افزایش اثربخشی جلسات، باید به زمان و موضوعات مورد بحث توجه کنیم و زمانبندی مشخصی برای آنها تعیین کنیم.
همچنین، رعایت زمانبندی و حداقل کردن حضور غیرضروری در جلسات، می‌تواند به مدیریت زمان مدیریت زمان در کسب و کار ما کمک کند. مدیریت زمان در سازمان تا حد زیادی به داشتن قاعده‌های مشخص برای جلسات و تعاملات کاری بستگی دارد.
۱۲. تکنیک پومودورو در محیط کار
تکنیک پومودورو یک روش موثر برای مدیریت زمان است که در محیط کاری قابل استفاده است. این تکنیک به ما کمک می‌کند تا زمان را به دوره‌های کوتاه تقسیم کنیم و این‌طوری بهره‌وری خود را بالا ببریم.
این تکنیک می‌گوید: ۲۵ دقیقه کار و ۵ دقیقه استراحت. با استفاده از این روش، می‌توانیم تمرکز خود را بر روی وظایف بیشتری قرار دهیم و از خستگی به خاطر تمرکز طولانی، جلوگیری کنیم. اپلیکیشن‌های مختلفی هستند که برای این تکنیک می‌توانیم از آنها استفاده کنیم.
۱۳. به اثر زیگارنیک توجه داشته باشید
مفهوم زیگارنیک که توسط روانشناس روسی، بلوما زیگارنیک معرفی شد، به معنای تاثیر نامکمل بودن وظایف است. این مفهوم به این واقعیت که وقتی یک وظیفه ناتمام باقی می‌ماند، ذهن ما به مرور و پردازش آن تمایل دارد تا تکمیلش کند و حتی ممکن است خواب آن را ببینیم.
برای مدیریت زمان بهتر، باید به این موضوع توجه کنیم و تلاش کنیم تا پرونده‌های نیمه باز را به اتمام برسانیم تا انرزی ذهنی ما بدون اینکه بدانیم هدر نرود.
۱۴. داشتن روتین‌های کاری مشخص
داشتن روتین‌های مشخص و منظم در محیط کار می‌تواند به ما کمک کند تا زمان خود را بهینه‌سازی کنیم.
با برنامه‌ریزی مشخص برای وظایف روزمره و اجرای آنها به صورت منظم، می‌توانیم بهترین عملکرد را داشته باشیم و از تنظیمات مجدد مکرر خود جلوگیری کنیم. مدیریت زمان برای فریلنسرها نیز نیاز به همین نظم دارد.
چه در یک سازمان کار کنیم و چه در خانه برای خودمان، بهتر است روتین‌های کاری خودمان را بسازیم و به آنها پایند بمانیم.
۱۵. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت (GTD)
استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت زمان یک راه موثر دیگر است که می‌تواند به ما در مدیریت بهتر زمانمان کمک کند. نرم‌افزارهایی مانند GTD (Getting Things Done) به ما امکان می‌دهند وظایف خود را به راحتی مدیریت کنیم، مهلت‌ها را تعیین کنیم و به ترتیب اولویت بندی کنیم.
همچنین، این نرم‌افزارها معمولاً قابلیت همگام سازی با دستگاه‌های مختلف را دارند که به ما امکان می‌دهد در هر زمان و مکانی به وظایف خود دسترسی داشته باشیم.
۱۶. داشتن انضباط شخصی
تحقق مدیریت زمان موثر به تمرکز، تصمیم‌گیری و انضباط شخصی بستگی دارد. داشتن انضباط شخصی به معنای رعایت زمانبندی‌ها، انجام وظایف به موقع و پایبندی به تعهدات است.
این مهارت می‌تواند به ما در دستیابی به اهدافمان و بهبود عملکرد شغلی کمک کند. با داشتن انضباط شخصی، می‌توانیم به بهترین شکل ممکن برنامه‌ریزی کنیم و وظایف خود را به موقع انجام دهیم.
اگر بخواهیم که در زندگی حرفه‌ای خود بدرخشیم، لازم است عادت کنیم که هر روز قوانین و چهارچوب‌های خودخواسته‌ای را در خودمان تقویت کنیم که به موفقیت ما کمک می‌کنند.
۱۷. مدیریت اضافه بار اطلاعاتی
در دنیای امروزی پر از اطلاعات و تکنولوژی، اضافه بار اطلاعاتی می‌تواند یک چالش بزرگ در مدیریت زمان باشد. برای مدیریت بهتر اضافه بار اطلاعاتی، باید روش‌هایی را برای جمع‌آوری، سازماندهی و پردازش اطلاعات انتخاب کنیم.
انتخاب ابزارهای مناسب مانند سیستم‌های مدیریت داده، تکنیک‌های جستجو و فیلتر کردن اطلاعات، می‌تواند به ما کمک کند تا بهترین استفاده را از زمانمان ببریم.
۱۸. دریافت کمک از لایف کوچ
گاهی اوقات دانش مدیریت زمان را داریم. در دوره‌های آموزشی مدیریت زمان هم شرکت کرده‌ایم. اما با وجود دانش کافی، مهارت مدیریت زمان راه خودش را به زندگی ما باز نکرده است. در این مواقع کمک گرفتن از یک لایف کوچ می‌تواند موانع عملی شدن این مهارت را کمرنگ کند و به ما کمک کند تا به مرور این مهارت را در زندگی خود به کار بگیریم.
برای استفاده از خدمات لایف کوچینگ می‌توانید همین از طریق فرم زیر در یک جلسه کوچینگ خصوصی ۶۰ دقیقه‌ای رایگان ثبت نام کنید:
من افسر اسدی کوچ مورد تایید فدراسیون بین‌المللی کوچینگ هستم.
برای ثبت نام در یک جلسه کوچینگ رایگان، فرم زیر را پر کنید
به خاطر بسپاریم
مدیریت زمان در محیط کاری یک فرایند مداوم است و با تمرین و تلاش می‌توانیم به بهترین شکل ممکن در این زمینه پیشرفت کنیم.
انضباط شخصی، مدیریت اضافه بار اطلاعاتی،کمک گرفتن از کوچینگ و همه تکنیک‌هایی که از آن صحبت کردیم، اضطراب مارا کاهش خواهند داد تا حس رضایت بیشتری را تجربه کنیم و انسان شادتری باشیم.
