همانطور که ارتقاء شغلی پیدا می‌کنید، قطعا وظایف و مسئولیت‌های شما نیز بیشتر می‌شود. اینجاست که برای انجام همه این کارها به زمانی فراتر از زمان کاری نیاز دارید و گاهی نمی‌توانید همه آنها را انجام دهید. قطعا برای اینکه این فشار کاری کاهش پیدا کند، باید یاد بگیرید تفویض اختیار کنید. اما اینکار برای بسیاری از مدیران سخت و دشوار بوده و با مشکلات بسیاری همراه است.
بنابراین ممکن است سوالاتی در ذهنتان ایجاد شود و بخواهید بدانید تقویض اختیار یعنی چه و آیا امری ضروری است، بهتر نیست مانند قبل خودمان مسئولیت‌ها را قبول کنیم، با چند روش می‌توانیم اینکار را انجام دهیم و برای تفویض اختیار به کارکنان و کارمندان باید چطور پیش برویم؟ در این مقاله سعی کرده ایم به تمامی سوالات شما در مورد تفویض اختیار پاسخ دهیم.
تفویض اختیار چیست؟
منظور از تفویض اختیار (Delegation of Authority) فرآیند سپردن وظایف و کارهای مختلف از طرف مدیر به کارمندان و کارکنان، نظارت مدیر بر چگونگی انجام آنها و ملزم کردن کارکنان به پاسخگویی برای نحوه انجام آن کار است. این وظایف و مسئولیت‌ها شامل مواردی می‌شوند که کارمندان مختلف با توانایی‌های متفاوت می‌توانند آنها را انجام داده و فشار کاری را از دوش مدیر بردارند.
تفویض اختیار نشان می‌دهد کارمند مشخصی، مسئول انجام یک کار یا وظیفه است و در حین پیشبرد آن کار اختیارات مشخصی دارد.
تفاوت تفویض مسئولیت و تفویض اختیار
تعریفی که در بالا ارائه شد باعث می‌شود برخی از افراد مسئولیت و اختیار را با هم یکی بدانند. برای روشن شدن تفاوت آنها بهتر است به مثال زیر توجه کنید.
فیسبوک یک شرکت بسیار بزرگ است که قطعا مدیران وکارمندان بسیاری دارد. هر کدام از آن ها نیز اختیارات، وظایف و مسئولیت‌های مختلفی دارند. قطعا مارک زاکربرگ به عنوان مدیر عامل فیسبوک تفویض اختیارات متعددی داشته و مکررا وظایفی را بین مدیران ارشد خود تقسیم کرده است. اما در نهایت هنگامی که در سال ۲۰۱۶ و در جریان انتخابات ریاست جمهوری آمریکا به استفاده بدون اجازه از اطلاعات شخصی کاربران متهم می‌شود، اعلام می‌کند در حالی که افراد دیگری در شرکت او مسئول اینکار هستند، اما در نهایت او بالاترین مقام مسئول و مدیر عامل شرکت است و باید برای اشتباه رخ داده عذرخواهی کند.
بنابراین از این مثال کاملا مشخص است که با وجود تفویض اختیار در انتها یک مدیر مسئول اتفاقاتی است که در یک شرکت یا سازمان می افتد.
مزایای تفویض اختیار
اتفاقاتی مانند آنچه در مثال بالا گفته شد باعث می‌شوند مدیران از تفویض اختیار ترسیده و ترجیح دهند خودشان کارها را انجام دهند. اما باید بگوییم مزایای تفویض اختیار به اندازه ای هست که بتوانید با کمی تلاش با آن رابطه خوبی برقرار کنید.
- بهره وری بیشتر در محل کار: تفویض به کارمندان این قدرت را می‌دهند که با خلاقیت بهتری وظایف خود را انجام دهند. زمانی که یک مدیر به کارمندان خود اختیار می‌دهد دست آنها را در خلاقیت باز می‌گذارد و این امر به مرور باعث بهره‌وری بیشتر و افزایش کارایی کارکنان می‌شود.
- استمرار در کارها: با وجود تفویض اختیار به کارمندان می‌دانید زمانی که در سازمان حضور نداشته یا مشغول پیشبرد اهداف دیگر سازمان هستید، کارها طبق روال گذشته انجام شده و راکد نمی‌مانند.
- پیشرفت کارمندان: زمانی که تقسیم وظایف کرده و اختیاراتی را به کارمندان خود می‌دهید، به آنها این فرصت را داده که مهارت‌های خود را گسترش دهند، توانایی‌ها و استعدادهای خود را بروز داده و نقاط قوت خود را در زمینه مدیریت و روابط بین فردی گسترش دهند.
- ایجاد انگیزه در محل کار: زمانی که به کارمندی اعتماد کرده و مسئولیتی به او واگذار می‌کنید، احساس می‌کند ارزشی برای سازمان دارد. همین امر در او ایجاد انگیزه کرده و تلاش می‌کند عملکرد بهتری در محیط کار داشته باشد.
- کاهش استرس و فرسودگی شغلی مدیران: تفویض اختیار باعث می‌شود هر فردی در یک سازمان مسئول انجام کاری باشد؛ بنابراین در اینصورت تا حدی فشار و استرس شغلی از دوش مدیران برداشته شود و در برخی مواقع از فرسودگی شغلی جلوگیری نماید
- مدیریت زمان بهتر و پرداختن به اولویت ها: تفویض اختیارات به مدیران این امکان را می‌دهد که مدیریت زمان بهتری داشته و طبق اولویت‌بندی خود پیش بروند.
انواع تفویض اختیار
روش‌ها و انواع مختلفی برای تفویض اختیار وجود دارد که می‌توانید بسته به سیاست‌های درون سازمانی، سبک مدیریت و نوع کار و فعالیتی که دارید یکی از آنها را انتخاب کنید.
به طور مثال گاهی لازم است یک مدیر تفویض اختیار کامل اعمال کند. به این صورت که به فرد این اختیار را می‌دهد که چطور افراد را مدیریت کند، چه کسانی را در اختیار گرفته و چطور از نظر دستمزد با آنها قرارداد ببندد. اما گاهی این تفویض کامل نیست و به طور مثال یک مدیر به فرد می‌گوید برای ایجاد برخی از تغییرات در نحوه انجام کار و پیش از اجرایی کردن تصمیمات مهم با او مشورت کند.
اما آنچه در ادامه می‌خوانید انواع تفویض اختیار از نظر جنس کار است.
۱- تفویض اختیار برای مسئولیت‌های خاص
شما می توانید مسئولیت یک بخش، یک قسمت یا یک کار مشخص را به یکی از کارمندان بسپارید. نمونه ای از این نوع تفویض اختیار می توان تعیین مدیریت برای تیم بازاریابی باشد.
۲- تفویض اختیار یک پروژه
اگر کسب و کار شما به گونه ای است که پروژه های مختلفی برای چند ماه یا چند سال بر می دارید می توانید در مورد انجام این پروژه ها تفویض اختیار کنید و بر اساس زمان تحویل آن ها ضرب العجل تعیین کنید. به طور مثال می توانید نقشه کشی یکی از پروژه های ساختمانی را به دست یکی از مهندسان خود بسپارید.
۳- تفویض برای تصمیم گیری
در چنین مواقعی یک مدیر تفویض اختیاری به یکی از کارمندان خود می‌دهد تا در مورد یک موضوع یا مسئله تصمیم گیری کند. به طور مثال به او می‌گوید برای یک بخش مشخص از سازمان و از میان متقاضیانی که رزومه ارسال کرده اند به دنبال بهترین کارمند بگردد یا برای به یکی از مدیران می‌گویید برای فروش بیشتر به دنبال بهترین بازاریاب باشد.
۴- تفویض اختیار برای تحلیل و بررسی
گاهی برای پیشبرد اهداف سازمان به اطلاعات بیشتری نیاز دارید یا می‌خواهید نتیجه برخی عملکردها و تصمیمات در سازمان بررسی شوند. در این صورت می‌توانید به جای اینکه خودتان دست به کار شوید، وظیفه این تجزیه و تحلیل‌ها را به یکی از کارمندانتان محول کنید.
۵- تفویض اختیار خارجی
همیشه لازم نیس برای انجام کارها از کارمندان خودتان استفاده کنید. گاهی می‌توانید برخی از کارها را برون سپاری کنید. مثلا می‌توانید برای راه اندازی سایت، ورود اطلاعات یا گلکاری یک فضای سبز، به دنبال شرکت‌های دیگری برای تفویض اختیار باشید.
ارکان تفویض اختیار
تفویض دارای سه رکن و اصل اساسی است که شناخت بهتر آنها باعث بهبود عملکرد مدیران در تقسیم وظایف سازمانی می‌شود. در ادامه با ارکان و عناصر تفویض اختیار آشنا می‌شویم.
۱- دادن اختیار
اولین رکن و عنصر اصلی دادن اختیارات مشخص به فرد است. این به این معنی است که یک مدیر باید اختیارات مشخصی در یک زمینه خاص به یک کارمند بدهد و او نیز باید بداند تا کجا حق انتخاب، تصمیم گیری و حتی تفویض اختیار دارد. به طور مثال باید مشخص شود که کارمند “الف” برای دنبال کردن یک پروژه می تواند کارمندان جدیدی استخدام کرده و افرادی را اخراج کند یا نه.
۲- دادن مسئولیت
در مقابل اختیاراتی که در جریان تفویض اختیار به کارمند الف داده می‌شود، باید مشخص شود آن کارمند چه مسئولیتی دارد، چه انتظاراتی را باید برآورده کرده و چه وظایفی دارد. عدم اعطای مسئولیت در کنار دادن اختیارات می‌تواند باعث گسترش نارضایتی، تنش و درگیری در محیط کاری و از دست رفتن انگیزه سایر کارمندان شود.
۳- لزوم پاسخگویی
رکن آخر پاسخگویی کارمندانی است که در جریان انجام آن کار بوده اند. این شامل مدیران ارشد، مدیران خرد و کارمندان شده و به این معنی است که در صورت نیاز هر فردی به اندازه مسئولیتی که دارد باید در مقابل افراد بالادستی پاسخگو باشد.
چطور تفویض اختیار کنیم؟
هر مدیری باید بتواند به مرور زمان تفویض اختیار کند. این مسیری است که گذر از آن برای رسیدن به اهداف سازمانی اجتناب ناپذیر است. برای اینکه به بهترین شکل و با کمترین خطا آن را انجام دهید باید مراحل زیر را یک به یک طی کنید.
۱- موانع تفویض اختیار را پیدا کنید.
قبل از اینکه بتوانیم بر این مهارت مسلط شویم، لازم است موانع تفویض اختیار را در خود تشخیص دهیم. شاید کمالگرایی افراطی و استانداردهای بالا باعث می‌شود کارها را به همکارانتان واگذار نکنید. شاید اعتیاد به کار باعث شده تا مایل باشید به هر شکلی که شده در تمامی کارها مداخله کنید. شاید سبک مدیریت شما به گونه ای است که این باور را در همکارانتان ایجاد کرده که تا خودش انجام ندهد راضی نمی شود. خلاصه اینکه عدم تفویض اختیار ریشه های گوناگونی می‌تواند داشته باشد. جلسات کوچینگ می‌تواند به شما کمک کند تا موانع تفویض اختیار خود را شناسایی کرده و به مرور این مهارت ارزشمند را در خود پرورش دهید. اگر با کوچینگ آشنایی ندارید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله زیر را مطالعه کنید:
کوچینگ چیست و چرا به آن نیاز داریم؟
۲- وظایفی که قرار است تفویض شوند را مشخص کنید
در مرحله اول باید بدانید کدامیک از مسئولیت‌ها و وظایف را می‌خواهید به فرد دیگری بسپارید. برای اینکار شاید لازم باشد کارهایی که باید در محیط کار انجام دهید را اولویت بندی کنید. طبق ماتریس آیزنهاور می‌توانید کارهایی که مهم نیستند اما فوری هستند را به دیگران واگذار کنید. این یک قاعده نیست و شما می‌توانید طبق فرهنگ سازمانی، سبک مدیریت و نوع کسب و کارتان بخشی از وظایف را در سبد تفویض‌تان قرار دهید.
۳- افراد مناسبی برای تفویض اختیار در نظر بگیرید
ممکن است زمانی که تصمیم به تفویض اختیار می‌گیرید، کارمندان زیادی را به عنوان بهترین گزینه در ذهن داشته باشید. همین می‌تواند تصمیم گیری درست را سخت‌تر کند. اما باید به تخصص، مهارت، سابقه کارمند، میزان مسئولیت پذیری و صداقت، انگیزه در کار و اقتدار و توانایی او در مدیریت دقت کنید. همچنین بهتر است وقتی فردی را برای تفویض اختیار انتخاب می‌کنید، به او بگویید چرا او را انتخاب کرده اید و چه جنبه‌هایی از کار او را تحسین می‌کنید.
۴- انتظارات و اختیارات را به طور دقیق یادداشت کنید
نداشتن چارچوب درست باعث می‌شود کارمندان گیج شوند و بارها در طول مسیر راه درست را گم کنند. همین امر باعث می‌شود پس از تفویض اختیار میزان نارضایتی در محل کار شما تشدید شود. در نهایت همه چیز به ضرر شما تمام خواهد شد؛ چراکه طبق مثال بالا در مورد شرکت فیسبوک، کسی که مسئول و پاسخگوی اصلی است خود شما هستید.
بنابراین اگر دغدغه رسیدن به اهداف سازمانی و موفقیت شغلی را دارید بهتر است اختیاراتی که برای دیگران در نظر گرفته‌اید را به طور دقیق تعیین کنید. با اینکار جلوی بسیاری از مشکلات را گرفته و با تفویض اختیار مسیر را به طور کامل برای افراد مشخص کرده اید.
۵- زمان مشخصی برای افراد تعیین کنید
تفویض اختیار بدون تعیین زمان کار اشتباهی است. بنابراین در این مرحله باید ضرب العجل مشخص کنید. اما دقت کنید زمانی که تعیین کرده اید باید حساب شده، منطقی و واقع بینانه باشد. به این فکر کنید که شما می‌خواهید برخی از کارها به بهترین شکل توسط افراد دیگر انجام شوند و نیازی به مضطرب کردن آنها و متشنج کردن جو محیط کارتان ندارید.
برای سهولت کار می‌توانید زمان‌های کوتاه‌تری را در طول پروژه مشخص کنید تا بتوانید چندین بار در طول مسیر با کارمند مسئول جلسه داشته و روند کار را ارزیابی کنید.
۶- بر نحوه انجام وظایف نظارت دقیق داشته باشید
اگر پس از تفویض اختیار نظارتی روی عملکرد افراد نداشته باشید، ممکن است بسیار دیر متوجه شوید که مشکل بزرگی پیش آمده؛ ممکن است فرد منظور شما را متوجه نشده باشد، موانعی سر راه او وجود داشته باشد، کارمندان زیردست او همکاری لازم را با او ندارند یا او اهمال کاری می‌کند. بنابراین عدم نظارت شما نتیجه ای جز ضرر شما ندارد.
سعی کنید طی جلساتی حضوری از فرد بخواهید روند کار را به شما توضیح داده یا او را راهنمایی کنید؛ حتی گاهی بهتر از دورادور او را زیر نظر بگیرید و عملکرد او را بررسی کنید.
۷- نتیجه کار را به درستی تجزیه و تحلیل کنید
این آخرین باری نیست که دست به تفویض اختیار می‌زنید؛ نتیجه هر چیزی که باشد شما باید بارها اینکار را انجام دهید. بنابراین باید در انتهای کار، روند کاری خود را به درستی تجزیه و تحلیل کنید، نتیجه را بررسی کرده، ایرادات، نقاط ضعف و قوت و کمبودها را مشخص کنید و سعی کنید تا جای امکان تجربه کسب کنید. با این بررسی‌ها می‌توانید متوجه شوید کدامیک از کارمندانتان در چه کاری مهارت بیشتری دارند و برای تفویض اختیارات آینده می‌توانید بهترین بهره را از حضور آنها ببرید.
در انتها باید نتایج تجزیه و تحلیلتان را به گونه ای تنظیم کنید که بتوانید در آینده از آنها استفاده کنید.
چطور مشکلاتی که در تفویض اختیار داریم را حل کنیم؟
شما انسان کاملی نیستید و با نیروی انسانی در ارتباط هستید که هر کدام شخصیت جداگانه ای داشته و سرشار از ابهامات و مسائل خاص خود هستند. بنابراین اگر در مسیر تفویض اختیار با افراد و با نوع برنامه ریزی خودتان دچار مشکل شدید باید سعی کنید این موانع را به بهترین شکل از بین ببرید. یک کوچ در این شرایط می‌تواند بهترین حامی برای شما باشد. او شما را در مسیری قرار می‌دهد که بتوانید نقاط قوت خود را تقویت کنید، روابط بهتری در محیط کار داشته و بهترین نتیجه را از تقسیم وظایف بین کارمندانتان بگیرید.
همین حالا از طریق فرم زیر در یک جلسه کوچینگ رایگان ثبت نام کنید:
