اولویت بندی امروز دغدغه بسیاری از ماست.
حتما همه ما در ذهنمان لیستی از کارهای مهمی داریم که باید آن‌ها را در طول روز، طی یک هفته یا یک ماه انجام دهیم. اما تا چشم باز می‌کنیم متوجه می‌شویم که حتی کم اهمیت‌ترین کارها را انجام داده‌ایم اما به دلیل انجام ندادن یک یا چند مورد از کارهای مهم و ضروری احساس ناامیدی، خشم، استرس و ضعف می‌کنیم. یکی از علل این مشکل نداشتن اولویت بندی درست در زندگی است. اگر نمی‌دانید اهمیت اولویت بندی در زندگی چیست و چطور می‌توانید به درستی کارهایمان را اولویت‌بندی کنید تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
اولویت بندی چیست؟
اولویت بندی کارها، تقسیم بندی آن‌ها بر اساس درجه اولویت، اهمیت و فوریت آن‌هاست. اینکار برای این است که فرد بداند در طول روز باید چه کارهایی را حتما انجام بدهد، به چه کارهایی زودتر پرداخته و چه کارهایی را به فردا واگذار کند.
اهمیت اولویت بندی کارها و فعالیت ها
همه ما در شرایطی بزرگ شده ایم که وظایف و اولویت‌هایمان توسط جامعه، مدرسه، دانشگاه و محیط کاری مشخص شده‌اند. به همین دلیل تا سال‌های سال با اولویت بندی و اهمیت آن آشنایی نداریم و در مقابل بارها متوجه شده‌ایم که در رسیدن به اهداف و زندگی بر اساس ارزش‌های‌مان دچار مشکل شده‌ایم. در واقع ما یاد گرفته ایم بر اساس انتظارات، دستورات، نیازها و اولویت‌های سایرین برنامه ریزی کنیم. اما آیا این کار درستی است؟ آیا بهتر نیست همین رویه را پیش بگیریم؟ برای رسیدن به پاسخ این سوالات بهتر است با اهمیت و ضرورت اولویت بندی کارها در زندگی آشنا شویم.
مدیریت زمان
اغلب ما از زیاد بودن کارهایمان در طول روز گلایه داریم و در پایان روز در حالی که ساعات زیادی کار کرده و احساس خستگی بیش از حد می‌کنیم، با کوهی از کارهایی که هنوز انجام نداده‌ایم روبرو می‌شویم. در چنین مواقعی به کارگیری تکنیک های مدیریت زمان به تنهایی کافی نیست؛ بلکه تنها زمانی که اولویت بندی درستی داشته باشید می‌توانید زمان‌تان را آنطور که می‌خواهید مدیریت کرده و در طول روز کارهای مهم‌تری انجام دهید.
دقت کنید! منظور ما این نیست که سرعتتان بیشتر شده و کارهای بیشتری انجام می‌دهید. چراکه احتمالا مشکل شما سرعت کار کردنتان نیست. بلکه مدیریت زمانی که در اثر اولویت بندی کارها دارید باعث می‌شود کارهایی که برایتان مهم است را تا انتهای روز انجام داده و در پایان روز استرس کمتری داشته باشید.
در چنین شرایطی با شروع روز لیست کارهایی که اولویت بندی شده اند را جلوی خود می‌گذارید و ساعات ابتدایی روز که فراغت و انرژی بیشتری دارید را به انجام آن‌ها اختصاص می‌دهید.
نه گفتن در محل کار
زمانی که در محل کار بر اساس اولویت بندی خودتان کار کرده و برنامه ریزی می‌کنید، با قدرت بیشتری پیشنهاداتی که شما را از برنامه‌تان عقب می‌اندازند را رد می‌کنید و نه گفتن در محل کار را یاد می‌گیرید. به طور مثال می‌دانید یک جلسه چندان ضرورتی ندارد، یک تماس کاری با اولویت‌های شما همخوانی نداشته و درخواست یک همکار شما را از برنامه‌ها عقب می‌اندازد.
برقراری تعادل کار و زندگی
یکی از دلایل اینکه افراد نمی‌توانند تعادل بین کار و زندگی برقرار کنند این است که مجبور هستند تا دیروقت سر کار بمانند؛ این به این خاطر است که افراد نمی‌توانند بر اساس اولویت بندی کار کنند و مدیریت زمان ندارند. اما با اولویت بندی کارهای می‌بینید که زمان آزاد بیشتری در طول روز خواهید داشت.
جلوگیری از فرسودگی شغلی
درهم و بدون نظم انجام دادن کارها در محل کار، فشار کاری بسیار، کارهای عقب مانده ای که تلمبار شده اند و ساعات کاری زیاد از جمله دلایل فرسودگی شغلی است. اما زمانی که یاد بگیرید چطور اولویت بندی داشته باشید از میزان فشار کاری، استرس و اضطرابتان در سر کار نیز کم کرده و کارایی بیشتری پیدا می‌کنید.
روش‌های اولویت بندی کارها و فعالیت‌ها
روش‌های معروف و مشهور زیادی برای اولویت بندی اهداف و کارها در زندگی وجود دارند. در ادامه تنها به دو مورد از پرکاربردترین آن‌ها اشاره خواهیم کرد.
ماتریس آیزنهاور
دوایت دیوید آیزنهاور (Dwight David Eisenhower) نه فقط به عنوان یکی از رئیس جمهوران موفق آمریکا، بلکه به عنوان کسی که زندگی بسیار پربازدهی داشته شناخته شده است. او توانایی باورنکردنی در افزایش بهره‌وری داشت؛ به همین دلیل نیز روش‌های او در مدیریت زمان، اولویت بندی کارها، بهره وری و مدیریت و برنامه‌ریزی مورد مطالعه بسیاری از اندیشمندان قرار گرفته است.
معروف ترین استراتژی او ” ماتریس آیزنهاور” است که گاهی از آن با عناوینی مانند “ماتریس استیون کاوی” یا “ماتریس اهمیت و فوریت” نیز یاد می‌شود؛ چراکه این استراتژی در کتاب هفت عادت از استیون کاوی آورده شده است. از آنجایی که این ماتریس یکی از بهترین ابزارها برای اولویت بندی‌های بزرگ و کوچک زندگی است، در ادامه به اختصار در مورد آن صحبت خواهیم کرد.
طبق ماتریس آیزنهاور برای اینکه بتوانید اولویت بندی درستی در طول روز داشته باشید باید کارها را به زیر یکی از این چهار دسته منتقل کنید. پیش از آن باید بدانید تنها تقسیم بندی کارها کافی نیست. پس از اینکه هر کاری را در دسته مناسبی قرار دادید، باید برای هر کدام از آن‌ها را در زمان درستی انجام دهید و کارهایی که اولویت ندارند را از چرخه اولویت بندی خود حذف کنید.
۱- کارهای فوری و مهم که باید بلافاصله انجام دهید
آن‌دسته از کارهایی که بسیار مهم و حیاتی هستند و باید فورا آن‌ها را انجام دهید در این بخش قرار می‌گیرند.
- فرض کنید یک پیام کاری دارید که می‌دانید تا فردا باید حتما پاسخ آن را بدهید؛ در غیر این‌صورت یک پروژه کاری از دست شما خواهد رفت.
- فکر کنید باید تا ظهر پروژه ای که در دست دارید را به کارفرما یا مشتری تحویل دهید.
اگر کمی به کارهایی که در این دسته قرار می‌گیرند دقت کنید خواهید دید که در بسیاری از مواقع به تعویق انداختن کارها، اهمال کاری و عدم اولویت بندی درست در گذشته باعث شده است برخی از کارها برایتان فوریت پیدا کنند. بنابراین وجود تعداد زیادی کار در این‌دسته نشان می‌دهد اشتباهات زیادی در اولویت بندی کارهای خود دارید.
۲- کارهایی که مهم‌اند اما فوری نیستند و باید برای انجامشان برنامه ریزی کنید
منظور از کارهای مهم کارهایی هستند که به اهداف، ارزش‌ها و چشم انداز شما از زندگی مرتبط هستند و انجام آن‌ها بسیار مهم و ضروری است. این کارها فوریت ندارند اما هرچه زودتر آن ها را انجام بدهید بهتر است. در واقع این کارها بعد از کارهای بخش اول، باید در صدر اولویت های شما قرار بگیرند؛ چراکه مستقیما با پیشرفت و اهداف شما سروکار دارند.
- به این فکر کنید که باید برای ارتقاء سطح کار و زندگی خود یک مهارت خاص یاد بگیرید، یا پزشکان توصیه کرده اند برای سلامتی تان یک ورزش را در برنامه زندگی خود بگنجانید.
- یا اینکه می دانید قصد مهاجرت دارید و باید زبان خود را تقویت کنید.
۳- کارهایی که فوری بوده اما مهم نیستند و به تفویض یا زمانبندی مجدد نیاز دارند
کارهایی که در این دسته جای می‌گیرند آن‌هایی هستند که کمتر با ارزش‌ها و اهداف شما سروکار دارند اما به دلایل مختلفی باید به سرعت آن‌ها را انجام دهید. این دسته از کارها را می‌توانید به دیگران واگذار کنید یا مجددا برای انجامشان برنامه‌ریزی کنید.
- فرض کنید در حال انجام کاری هستید و یکی از والدین شما تماس گرفته تا اطلاعات مهمی از شما بگیرد؛ در این صورت می‌توانید از همسر یا دوستتان بخواهید تلفن شما را پاسخ دهد.
- قرار است با یکی از دوستانتان بیرون بروید اما کاری برای شما پیش آمده که در اولویت بیشتری برای شما قرار دارد؛ در این صورت می‌توانید آن را به تعویق بیندازید.
- باید برای امروز ظهر ناهار درست کنید اما یک ضرورت کاری برای شما پیش آمده است. در این صورت می‌توانید از بیرون غذا بگیرید یا یک ناهار مختصر بخورید.
۴- کارهایی که نه فوری هستند و نه مهم و نباید انجام دهید
کارهایی که در این دسته قرار می‌گیرند کمترین میزان اهمیت و فوریت را دارند؛ اگر کمی به ماهیت آن‌ها دقت کنید متوجه می‌شوید که انجام ندادن آن‌ها هیچ خدشه ای به زندگی شخصی و شغلی شما وارد نمی‌کنند. بنابراین بهتر است در اولویت بندی زندگی خود جایی برای آن‌ها باز نکرده و کم کم آن‌ها را از لیست کارهای خود حذف کنید.
- مانند هر روز سری به اینستاگرام بزنید و استوری‌ها و پست‌ها را چک کنید.
- چندین ساعت برای بازی‌های کامپیوتری وقت بگذارید.
- زمان زیادی برای رفتن به مهمانی‌های غیرضروری صرف کنید.
روش ABC برای اولویت بندی
تکنیک ABC که توسط آلن لیکین Alan Lakein، نویسنده آمریکایی ابداع شده است، روشی ساده و در عین حال موثر برای بهبود مهارت‌های مدیریت زمان و اولویت بندی کارهاست. با استفاده از این تکنیک هم مانند تکنیک قبل یاد می‌گیریم که کارها را بر اساس اهمیت و فوریت تجزیه و تحلیل کنیم. پارامترهایی که برای اولویت بندی در این روش وجود دارد عبارتند از:
- آیتم A شامل کارهایی می‌شوند که فوریت بالایی دارند و باید به سرعت انجام شوند.
- آیتم B شامل کارهایی هستند که فوریت چندانی ندارند اما باید در اسرع وقت انجام شوند.
- آیتم C شامل کم اهمیت‌ترین کارهاست که می‌توانیم آن‌ها را سر فرصت انجام دهیم.
چطور می‌توانیم روش‌های اولویت بندی را عملی کنیم؟
برای اینکه به درستی بتوانیم کارهایمان را اولویت بندی کنیم مطالعه در مورد روش‌های مختلف کافی نیست؛ بلکه باید بدانیم چطور می‌توانیم این روش‌ها را عملی کنیم و در زندگی شخصی و کاری خود پیاده کنیم. در ادامه چند راهکار برای عملی کردن این روش‌ها ارائه کرده ایم.
۱- درک درستی از فوریت‌ها و کارهای مهم پیدا کنید
قطعا شما هم باید وظایف و کارهایی که دارید را مکتوب کنید و آن‌ها را با استفاده از یکی از روش‌های بالا تقسیم بندی کنید؛ چراکه اکتفا به حافظه کافی نیست.
۲- اولویت بندی را به طور دقیق انجام دهید
علاوه بر اینکه کارها را در گروه‌های مختلف جای می‌دهید، باید زیر هر دسته ای نیز کارهایی که مهم‌تر هستند را بالاتر و کارهای کم اهمیت‌تر را پایین‌تر قرار دهید. حتی می‌توانید برای آن‌ها شماره بگذارید. به طور مثال مشخص کنید که پاسخگویی به پیام‌های کاری مهم تر هستند یا تکمیل پروژه ای که در دست دارید.
۳- هر روز برنامه ریزی کنید
اولویت بندی کاری نیست که مختص یک روز باشد، اینکار را باید هر روز انجام دهید. بهتر است هر شب برای فردا کارهایتان را اولویت بندی کرده و فردا طبق آن پیش بروید.
۴- زمان تخمینی هر کدام از وظایف را مشخص کنید
برآورد کنید که هر کدام از کارهای چقدر زمان می برد. علاوه بر این باید در نظر داشته باشید که شما به زمانی برای استراحت نیاز دارید.
۵- زمان بندی درستی در طول روز داشته باشید
ابتدای روز انرژی شما بیشتر است، علاوه بر این میزان تلفن‌های مزاحم، جلسه‌های اضطراری یا اتفاقات پیش بینی نشده نیز کمتر است. بنابراین بهتر است ابتدای صبح را به انجام کارهایی که اولویت و فوریت دارند بپردازید.
۶- تکلیف کارهایی که درجه اهمیت کمتری دارند را مشخص کنید
اگر قرار است تفویض اختیار داشته باشید یا مجددا برای انجام برخی از کارها زمانبندی کنید اینکار را در همان روز انجام دهید. چراکه ممکن است به طور کلی کارهایی که مهم هستند اما فوریت ندارند را از یاد ببرید.
۷- حواستان به حجم کارهایی که در طول روز می‌کنید باشد
درست است که می‌توانید در طول روز چندین کار مهم را انجام دهید، اما باید مراقب فشار کاری و تحلیل نیروی خود نیز باشید. سعی کنید تنها چند کار مهم را در لیست روزانه خود قرار دهید و بقیه را به روزهای دیگر واگذار کنید.
۸- عملکرد روزانه خود را در اولویت بندی تجزیه تحلیل کنید
در پایان هر روز اولویت بندی خود را تحلیل کنید، اشکالات آن را در بیاورید، اگر به آن‌ها پایبند نبوده اید مشکل را پیدا کنید و سعی کنید همه این اشکالات را در اولویت بندی روز بعدتان برطرف کنید.
۹- از یک کوچ کمک بگیرید
در برخی از مواقع نمی‌توانید کارها را به درستی اولویت بندی کنید و گاهی نمی‌توانید بر اساس اولویت‌بندی‌تان رفتار کنید. در این صورت باید بتوانید مشکل را ریشه یابی کنید. با حمایت‌های یک کوچ می‌توانید موانع سر راه خود را بردارید، روند اولویت بندی خود را به درستی تجزیه تحلیل کنید، مشکلات و خطاهای خود را پیدا کنید و در طول روز بر اساس اولویت، اهمیت و فوریت کارها پیش بروید.
همین حالا از طریق لینک زیر در یک جلسه کوچینگ رایگان ثبت نام کنید:
