آیا شما هم در ساعات پایانی کار پس از نگاه کردن به ساعت خود متوجه می‌شوید که هنوز خیلی کار دارید اما فرصت نکرده‌اید آن‌ها را انجام دهید؟ آیا مجبور می‌شوید آخر هفته، در خانه یا تا دیر وقت کار کنید؟ آیا دوست دارید کسی به شما راهکارهای افزایش کارایی در محل کار را آموزش دهد؟
اگر شما هم با چالش‌های ذکر شده مواجهید، احتمالاً روند کاری شما به تغییراتی جدی نیاز دارد. برای این منظور باید بتوانید وظایف خود را به درستی مدیریت کرده و به جای سخت‌تر کار کردن، هوشمندانه‌تر کار کنید. کار هوشمندانه از جاده کارایی می‌گذرد. در ادامه راهکارهای اساسی برای افزایش کارایی در محل کار را بررسی خواهیم کرد.
۱۰ راهکار برای افزایش کارایی در محل کار
کارایی در محل کار را استفاده از کمترین میزان ورودی برای گرفتن بیشترین میزان خروجی معنی کرده‌اند. به زبان ساده‌تر کارایی در محل کار یعنی اینکه بتوانیم در زمان کمتر و با صرف انرژی کمتر، وظایف یا مسئولیت‌های بیشتری را به انجام رسانیم.
اما به نظر شما چرا افزایش کارایی در محیط کار مهم است؟ زمانی که شما به عنوان یک کارمند، مدیر یا همکار در یک محیط، کارایی بیشتری دارید، علاوه بر افزایش میزان سود و منفعت مالی بیشتر، خودتان نیز احساس رضایت بیشتری دارید. بنابراین افزایش میزان کارایی در محل کار یک فرآیند دو سر سود است که بر تمام جنبه‌های کسب و کار اثر مثبت می‌گذارد. اما چه راهکارهایی برای این منظور مناسب است؟
۱. برای خود ضرب‌العجل تعیین کنید
جهت افزایش کارایی در محل کار برای هر کدام از وظایفی که از قبل برای خود مشخص کرده‌اید زمان مشخصی تعیین کنید و برای اتمام آن‌ها ضرب‌العجل تعیین کنید. در این صورت برنامه دقیقی برای انجام تمام آن‌ها خواهید داشت و هر کار در زمان مشخص خود انجام خواهد شد.
۲. وظایف و کارهایتان را اولویت‌بندی کنید
همه ما در طول روز و در محیط کاری وظایف مشخص و متفاوتی را بر عهده داریم. به‌طور قطع اهمیت و اولویت آن‌ها یکسان نیست. برای افزایش کارایی در محل کار باید اولویت سنجی دقیقی داشته باشیم و ابتدا وقت و انرژی خود را برای دسته‌ای بگذاریم که از اهمیت بیشتری برخوردارند. در این صورت هم آن کارها به سرعت انجام می‌شوند و هم از میزان استرس ما در طول روز کاسته می‌شود.
۳. اهداف معقولی مشخص کنید
برای افزایش کارایی در محل کار باید توانایی‌ها و امکاناتی که دارید را بسنجید و انتظارات و اهداف را بر اساس آن مشخص کنید. اگر قصد دارید برای یک روز کاری خود اهداف مشخصی تعیین کنید، باید سعی کنید این وظایف و اهداف معقول باشند. به این معنی که زمان‌هایی که به صورت غیر قابل پیش‌بینی اتلاف می‌شوند (تماس تلفنی و کارهای فوری غیرقابل پیش‌بینی) و زمان‌های استراحت را نیز در نظر بگیرید. به طور مثال از خود انتظار نداشته باشید که هر ۸ ساعتی که در محل کار هستید را به کار مفید اختصاص دهید. در غیر اینصورت این حجم کار شما را خسته می‌کند، انتظاری که از خود دارید بر آورده نمی‌شود و اعتماد به نفستان نیز پایین می‌آید.
۴. شیوه مدیریت زمان خود را بهبود ببخشید
شاید در تمام طول مدتی که مشغول به کار بوده‌اید سعی کرده‌اید مدیریت زمان داشته باشید اما بازهم بازدهی و راندمانی که انتظار می‌رود را نداشته‌اید. این به این دلیل است که باید شیوه مدیریت زمان خود را تغییر دهید. به طور مثال اگر صبح ذهنتان بازتر است از آن زمان برای انجام کارهای مهمتر استفاده کنید و کارهای ساده‌تر را برای انتهای روز نگه دارید.
۵. سایت‌ها و شبکه‌های اجتماعی مزاحم را کنار بگذارید
بسیاری از ما تجربه کرده‌ایم که برای انجام کاری به سراغ گوشی همراه خود رفته‌ایم اما متوجه شده‌ایم که بیش از ۱۵ دقیقه است که در حال چرخ زدن در شبکه‌های اجتماعی هستیم. این امر گاهی اجتناب‌ناپذیر است اما باید با آن مبارزه کنید. بنابراین بهتر است برای افزایش کارایی در محل کار خود برای چند ساعت از تلفن و وسایل دیجیتال دوری کنید و تنها در صورت نیاز و برای دقایقی که خودتان تعیین می‌کنید به سراغ آن‌ها بروید.
جالب است بدانید که مردم در سراسر دنیا روزانه بطور متوسط ۲ ساعت و ۲۷ دقیقه از زمان خود را در شبکه‌های اجتماعی سپری می‌کنند!
۶. نه گفتن را یاد بگیرید
زمانی که به طور جمعی کار می‌کنید پیش می‌آید که برخی از همکاران درخواست انجام کاری را از شما دارند که شاید وظیفه شما نباشد؛ در عوض ممکن است وقت شما را بگیرد و شما را از انجام وظایفتان دور کند.
برای افزایش کارایی در محل کار باید یاد بگیرید “نه” بگویید. حتی اگر در خانه و به صورت دورکاری کار می‌کنید نیز باید به این نکته دقت کنید و بتوانید برخی از پیشنهادات وقت گیر اعضای خانواده یا همکارانتان را رد کنید.
۷. به اندازه کافی استراحت کنید
هیچ متخصص و مشاوری به شما نمی‌گوید که برای افزایش کارایی در محل کار باید سخت و بی‌وقفه کار کنید. در عوض همه کارشناسان پیشنهاد می‌دهند به اندازه کافی استراحت کنید. به‌طور مثال می‌توانید پس از یک ساعت بی‌وقفه پشت میز نشستن خودتان را به یک چایی مهمان کنید یا کمی در اتاق راه بروید.
همینطور وقتی ذهنتان یاری نمی‌دهد که کاری را انجام دهید، به خودتان سخت نگیرید. کمی به ذهنتان استراحت دهید و زمانی مشخص (مثلا ۳۰ دقیقه) را با یک کار متفرقه سپری کنید.
۸. محیط کار را برای خود دلپذیر کنید
نکته قابل توجه دیگر این است که هرچقدر محیط کار برای شما دلپذیرتر باشد، کارایی شما نیز افزایش می‌یابد. بنابراین لازم است کمی به اطرافتان نگاه کنید؛ در صورت امکان چیزهایی که باعث آزار شما می‌شوند را از جلوی چشمتان بردارید. گاهی حتی با تغییر جای میز کار یا پخش یک موسیقی مناسب می‌توانید محیط را برای خود دلپذیر کنید. البته به این نکته نیز دقت کنید که وسایل حواس‌پرت‌کن را از جلوی چشمتان دور کنید.
۹. از برگزاری جلسات غیر ضروری خودداری کنید
بسیاری از مدیران شرکت‌ها، سازمان ها و صاحبان کسب و کارها فکر می‌کنند هرچقدر جلسات بیشتر یا طولانی‌تری داشته باشند، راندمان کاری بیشتری نیز خواهند داشت. اما همه ما می‌دانیم که بسیاری از این جلسات غیر ضروری هستند و تنها وقت مفید کارمندان و افراد مشغول به کار را هدر می‌دهند. بنابراین در صورتی که در سازمان شما تعداد جلسات زیاد است باید برای کاهش آن به دنبال راهکاری باشید.
مثلا می‌توانید با منظم کردن گفته‌های داخل جلسه و برداشتن صورت‌جلسه و تلاش برای حذف کردن گپ و گفت‌های غیر کاری، و بالا بردن راندمان جلسات از این طریق، مدیر خود را مجاب کنید که با تعداد جلسات کمتر هم می‌توان بازدهی مورد انتظار را گرفت. یا حداقل اگر جلسات شما ۱ ساعت و ۳۰ دقیقه است، بتوانید ۳۰ دقیقه از آن را از طریق این راهکارها حذف کنید.
۱۰. از تمام وقت خود به طور بهینه استفاده کنید
همه ما ساعات مشخصی برای کار کردن داریم. این ساعات مختص کار کردن هستند و نباید صرف امور متفرقه شوند. این به این معنی است که حتی بر روی رفت و آمدهای خود به محل کار و محل استراحت نیز باید کنترل داشته باشیم. یکی از مهم‌ترین عوامل تاثیرگذار بر روی راندمان ساعات کاری، نوع برنامه‌ی غذاییست.
از آنجایی که خوردن یک وعده ناهار سنگین حداقل تا ۲ ساعت بعد از آن به دلیل صرف انرژی بدن برای هضم غذا، راندمان بدن را به شدت کاهش می‌دهد، یک راهکار این است که به جای وعده ناهار یک لقمه سبک به همراه قهوه بنوشیم و وعده‌ی ادغام شده‌ی ناهار و شام را در اول شب بخوریم. با این کار هم بعدازظهر سر حال و با کارایی بالا داشته‌ایم، و هم با زود خوردن وعده شام، شب با شکم سبک‌تر، خواب بهتری خواهیم داشت.
در جایگاه مدیر، چگونه کارایی کارمندان را افزایش دهیم؟
برخی از کارمندان به صورت خودجوش و با وجود حس مسئولیت‌پذیری اقدام به انجام راهکارهای مناسب برای افزایش کارایی در محل کار می‌کنند. اما برخی دیگر احساس و عملکرد متفاوتی دارند. علت عمده بروز این احساسات و نحوه عملکرد افراد خود شما هستید. پس بهتر است به جای تنبیه، توبیخ، مقایسه و سخت‌گیری، هوشمندانه رفتار کرده و زمینه را برای به کارگیری و پیاده‌سازی این راهکارها فراهم کنید. برخی از کارهایی که می‌توانید انجام دهید عبارت است از:
۱. کارایی خود را افزایش دهید
کارمندان همیشه به رفتار و عملکرد مدیر نگاه می‌کنند. بنابراین بهتر است خودتان به عنوان یک مدیر نیز کارایی خود را بهبود ببخشید و به توسعه فردی خود فکر کنید.
۲. کارمندان خود را تشویق کنید
هیچ مدیری نمی‌تواند بدون اینکه تشویقی برای کارمند خود در نظر بگیرد، راندمان او را در محل کار افزایش دهد. اگر کارمندی پس از مدتی متوجه شد که مدیر او از تمام کارهایی که انجام می‌دهد به سادگی عبور می‌کند، دست از تلاش بر می‌دارد.
۳. بین کارمندان خود فرق نگذارید
بهتر است برای افزایش میزان کارایی، از همه کارمندان به صورت یکپارچه بخواهید در این زمینه تلاش کنند. با اینکار عدالت را نیز در مجموعه خود بر قرار کرده‌اید.
۴. از کمال گرایی یا پرفکشنیسم فاصله بگیرید
به کارمندان خود سخت نگیرید و سعی کنید کمال‌گرایی را کنار گذاشته و از هر فردی نسبت به توانایی‌هایش انتظار داشته باشید. به‌جای کمال گرایی برنامه ریزی دقیقی داشته باشید، با مشاوران در این زمینه مشورت کنید و تقسیم وظایف درستی داشته باشید.
۵. از یک کوچ کمک بگیرید
کوچینگ کارکنان فرایندی است که طی آن پتانسیل‌های هر فرد آزاد شده و به تبع آن عملکرد افراد بهبود می‌یابد. در واقع تحقیقات نشان می‌دهد که کوچینگ نه تنها به افراد کمک می‌کند تا عملکرد بهتری داشته باشند، بلکه انگیزه و تعهد کلی آن‌ها به کارشان را نیز افزایش می‌دهد.
کوچینگ همیشه باید در زمینه مناسب و در زمان مناسب ارائه شود. در غیر اینصورت احتمالا تلاش‌های شما بی نتیجه خواهد شد. اگر قصد دارید برای افزایش کارایی کارمندان خود از یک کوچ حرفه‌ای و مجرب کمک بگیرید، پیشنهاد می‌کنیم از طریق فرم زیر با مشاوران ما در ارتباط باشید.
من امیرحسین کامیابی کوچ مورد تایید فدراسیون بین‌المللی کوچینگ هستم.
برای ثبت نام در یک جلسه کوچینگ رایگان، فرم زیر را پر کنید
سخن آخر
درست است که افزایش کارایی در محل کار مهم است، اما باید اینکار را هوشمندانه انجام دهید و برای برپایی هر کدام از راهکارهایی که در بالا گفته شد برنامه‌ریزی کنید. البته به شما پیشنهاد می‌کنیم برای این منظور حتما با مربیان کوچینگ و مشاورین در این زمینه مشورت کنید. پس از مشورت با آن‌ها و پیاده سازی راهکارهای پیشنهادی‌شان حتما از مشاهده تغییرات مثبت در محیط کار خود شگفت زده می‌شوید.
سوالات متداول
چطور کارایی خود را در محل کار افزایش دهیم؟
اگر می‌خواهید با افزایش کارایی در محل کار، موفقیت و رضایت بیشتری داشته باشید، باید کارهای خود را اولویت بندی کنید، برای انجام به موقع آن‌ها برنامه ریزی کنید، مسئولیت‌های جدید و خارج از برنامه را قبول نکنید، حین کار کردن به سراغ سایت‌ها و شبکه‌های اجتماعی نروید و به اندازه کافی استراحت داشته باشید.
یک مدیر برای افزایش کارایی در سازمان خود چکار باید انجام دهد؟
مدیر باید سعی کند الگوی مناسبی برای کارمندان باشد، کارمندان خود را تشویق کند، کمال گرایی خود را کنار بگذارد، از مقایسه کارمندان با یکدیگر خودداری کرده و محیط امن و آرامی برای کار کامندان فراهم کند.
روش افزایش کارایی تیم در سازمان چیست؟
برای افزایش کارایی تیم، افراد باید درک درستی از اهداف سازمان داشته باشند، رابطه دوطرفه و برپایه صداقت و احترام با یکدیگر داشته باشند، یکدیگر را درک کنند، دیدگاه‌های یکدیگر را هر چند با آن مخالف باشند بپذیرند، روی ارائه راه حل به توافق برسند و خود را عضوی از گروه بدانند.
