درست است که نامه استعفا اولین و تنها گام برای تغییر شغل و اخذ جایگاه شغلی بهتر نیست، اما این یک گام مهم در رسیدن به اهداف شغلی‌تان است. آنقدری مهم که حتی در انتخاب مسیر شغلی بعدی نیز میتواند تاثیرگذار باشد.
استعفانامه‌ای که به مدیر سازمان یا مدیر منابع انسانی تقدیم می‌کنید یک سند رسمی است که تعیین کننده نحوه قطع همکاری شما با آن سازمان است. علاوه براین درست است که این نامه خبر از ترک شغل شما می‌دهد، اما میتواند نقطه آغازینی برای پیشرفت‌های آینده شما باشد. بنابراین مهم است برای تنظیم آن کمی وقت بگذارید.
تاکید می‌کنیم که این امر بسیار مهم است؛ حتی اگر به مرحله‌ای رسیده‌اید که می‌گویید من دیگر از شغلم متنفرم .
در ادامه به بررسی اهمیت نامه استعفا پرداخته و نحوه نوشتن آن‌را به‌صورت گام به گام توضیح می‌دهیم:
نامه استعفای رسمی چه اهمیتی دارد؟
نامه استعفا و تسویه حساب سندی است که با استفاده از آن به کارفرما و مدیر سازمان و شرکتی که در آن کار می‌کنید اطلاع می‌دهید که در زمان مشخصی می‌خواهید کار خود را ترک کنید.
نوشتن این نامه به‌این دلیل است که استعفا نباید به‌صورت شفاهی باشد و باید به عنوان سند کتبی در پرونده شما موجود باشد. در این نامه مشخص می‌شود که دلیل استعفای شما چیست ، چه زمانی می‌خواهید کار را ترک کنید و دلیل درخواست شما برای ترک کار چیست.
استعفا نامه به دلایل مختلفی نوشته می‌شود:
- فرد از همکاری با سازمان یا شرکت خسته شده
- یا به مرحله ای رسیده که از شغلش یا مشکلاتی برای او پیش آمده است
- و یا شغل بهتر و جایگاه مناسب‌تری پیدا کرده است و می‌خواهد به زودی شغل فعلی خود را ترک کند
در هر صورت ترک شغل به خودی خود ناراحت کننده بوده و شما را در موقعیت پر استرسی قرار دهد؛ اما اگر بدانید چطور یک نامه استعفای حرفه ای بنویسید، شرایط برایتان آرام‌تر پیش خواهد رفت.
نامه استعفا از شرکت را چه زمانی به کارفرمای خود تقدیم کنیم؟
شیوه معمول و مودبانه این است که نامه استعفا را یک ماه تا دو هفته قبل از خروج کار تحویل دهید تا کارفرما بتواند کارهای باقیمانده را از شما تحویل گرفته و نیروی مناسبی جایگزین شما کند. اما این زمان به قرارداد شما نیز بستگی دارد. بنابراین برای اینکه از نظر قانونی مشکلی برای شما ایجاد نشود باید قرارداد خود را پیش از ترک کار مطالعه کنید.
در صورتیکه شرایط برای شما اضطراری است، دیگر قادر به ادامه همکاری با شرکت نیستید یا مشکلات خانوادگی، بیماری یا ترک محل زندگی دارید می‌توانید با در نظر گرفتن شرایط خاص با تحویل نامه استعفا مدیر عامل را از تصمیم خود باخبر کنید.
نامه استعفای حرفه ای شامل این موارد است
بسیار مهم و ضروری است که نامه استعفا شما بسیار با ظرافت، هوشمندانه و حرفه‌ای تنظیم شود. این نامه میتواند در کسب موقعیت‌های شغلی آینده تاثیر گذار باشد. با این حال لازم نیست نامه بلندبالایی تنظیم کنید. تنها کافی است نامه چاپی یا الکترونیکی شما ساده و محترمانه بوده و بر روی واقعیت‌ها متمرکز باشد.
در ادامه نکاتی که باید در نامه استعفا خود بگنجانید بررسی خواهیم کرد:
۱. مشخص کردن مخاطب نامه. پیش از هر چیز باید مشخص کنید که نامه را به چه کسی تقدیم می‌کنید و چه کسی مخاطب شما است. در شرکت‌های مختلف ممکن است نامه به مدیر، هیات مدیره یا مدیر منابع انسانی تحویل داده شود.
۲. تشکر از کارفرما. برای اینکه بهترین خروجی را از استعفانامه خود بگیرید باید از کارفرما یا مدیر خود به دلیل فرصت‌های پیش آمده در سال‌های گذشته تشکر کنید. علاوه بر این می‌توانید در متن نامه به یادگیری‌ها و رشدی که تجربیات به‌دست آمده در حین کار برای شما داشته است اشاره کرده و خروجی و ارزیابی خود را مثبت تلقی کنید.
۳. قصد شما از استعفا. در ابتدای نامه استعفا باید به‌صورت شفاف و بدون پرده اعلام کنید که قصد ترک کار را دارید. همچنین بهتر است به‌طور مختصر دلیل استعفای خود را نیز بیان کنید.
۴. آخرین روز حضور در کار. باید اطلاعات دقیقی در مورد آخرین روزی که می‌خواهید در شرکت یا سازمان کار کنید نیز به کارفرمای خود بدهید.
۵. پیشنهاد برای کمک در تحویل پروژه های بسته نشده. بسیاری از افراد این قسمت را در نامه استعفا خود نادیده می‌گیرند. اما زمانی که به کارفرما پیشنهاد می‌دهید که سعی دارید تا جای امکان به بسته شدن پروژه‌هایی که در دست دارید کمک کنید یا می‌خواهید به نیروی جایگزین برای تسلط به نحوه کار کمک کنید، حس احترام و قدردانی او را بر می‌انگیزید و با شرایط آرام‌تری کار را ترک کند.
۶. درخواست‌ها. هر فردی با وجود ترک کار ممکن است حقوق و مزایای معوقه‌ای داشته باشد، یا حتی ممکن است درخواست‌هایی داشته باشد که باید تکلیف آن‌ها را پیش از خروج از کار مشخص کند. بنابراین باید تمامی درخواست‌های خود را به‌صورت شفاف بیان کنید و در نامه استعفا از هیئت مدیره بخواهید به آن‌ها توجه کنند.
۷. اطلاعات تماس. درج اطلاعات تماس مانند شماره تلفن یا ایمیل برای اینکه کارفرما بتواند به‌راحتی با شما تماس بگیرد نیز ضروری است.
۸. امضا یا مهر. نامه‌های چاپی یا دست نویس باید مهر و امضای شما را به همراه داشته باشد. اما اگر استعفانامه شما به‌صورت ایمیل است کافی است نام خود را در زیر آن بنویسید یا امضای الکترونیک خود را در پایین نامه کپی کنید.
در نامه استعفا از محل کار، نوشتن چه مواردی ممنوع است؟
هنگام نوشتن نامه استعفا باید سعی کنید از بیان مواردی زیر خودداری کنید:
- نیازی ندارد دلایل منفی خود را برای ترک کار ذکر کنید.
- استعفا نامه محل مناسبی برای شکایت یا انتقاد از شرکت و مدیران نیست.
- نیازی نیست در نامه خود در مورد میزان حقوق خود در شغل جدید و جایگاهی که دارید صحبت کنید. علاوه بر این اگر هدف شما از تحویل استعفانامه این است که مدیران را برای نگه داشتن‌تان ترغیب کنید بهتر است نامه را به‌صورت حضوری تحویل دهید.
- لازم نیست خوتان را از ترک کار هیجان زده و بسیار راضی نشان دهید.
- به حقایق پایبند باشید و دروغ نگویید. شاید در آینده مجبور به بازگشت به این سازمان یا شرکت شوید یا شاید در آینده برای کسب شغل جدید در یک شرکت نیاز به توصیه نامه از مدیر قبلی خود داشته باشید.
متن استعفا تاثیرگذار را با این ساختار بنویسید
نامه استعفا با هر محتوایی که نوشته شود باید شکل و شمایل رسمی داشته باشد. همچنین اکثر نامه‌های استعفا در ساختار مشخصی نوشته می‌شوند. اگر می‌خواهید علاوه بر مطالبی که در ادامه بیان می‌شود چیز دیگری اضافه کنید باید توجه کنید که متن شما بیش از حد طولانی نشده و از ساختار اصلی خارج نشود. در ادامه ساختار کلی استعفا نامه را بررسی می‌کنیم.
قسمت ابتدایی نامه
در بالای نامه استعفا و در قسمت ابتدایی باید اطلاعات زیر نوشته شود:
- اطلاعات کارمند شامل نام، کد ملی
- مشخصات شرکت شامل نام و عنوان، آدرس و شماره تلفن و ایمیل
- تاریخ تحویل استعفا نامه
- نام دقیق و سمت فردی که استعفا را به آن تحویل می‌دهید و ذکر عباراتی مانند باسلام و عرض احترام
پاراگراف اول متن نامه استعفا و خداحافظی
در اولین پاراگراف از نامه استعفا لازم است به‌صراحت بیان کنید که از شغل خود استعفا می‌دهید. همچنین باید تاریخی که برای پایان کار خود در نظر گرفته‌اید را نیز بیان کنید. در برخی از شرایط حتی لازم است تاریخ شروع به کار و سمت خود را نیز ذکر کنید.
پاراگراف دوم نامه استعفای محترمانه
این یک پاراگراف اختیاری در نامه استعفا شماست. در این پاراگراف می‌توانید دلیل استعفای خود را بیان کنید. اگر اینکار را می‌کنید باید بسیار با احترام صحبت کرده و دلایل منفی را نیز حذف کنید.
پاراگراف سوم نامه درخواست استعفا از شرکت
اگر کمکی در انتقال وظایف، تکمیل پروژه‌های در دست و آموزش به نیروی جدید از دستتان بر می‌آید باید در این قسمت از نامه آن را مطرح کرده و در دسترس بودن خود را در این بخش اعلام کنید.
پاراگراف چهارم نامه استعفا از محل کار
در این بخش لازم است از فرصت‌هایی که در این مدت در اختیار شما گذاشته شده است تشکر کرده و از مدیر خود قدردانی کنید. همچنین اگر جزئیاتی در ذهن دارید که اشتراک گذاشتن آن‌ها مفید است در این بخش بیاورید.
قسمت انتهایی نامه استعفاء
در بخش انتهای نامه استعفا لازم است موارد زیر را ذکر کنید:
- ذکر عباراتی مانند با احترام یا با تشکر
- تاریخ و شماره تماس
نامه استعفای حرفه ای را اینگونه قالب بندی کنید
در کنار نکاتی که در بالا در مورد نامه استعفا گفته شد، قالب بندی نامه ای که تنظیم می کنید نیز بسیار مهم است. قالب بندی باید ساده، بدون حاشیه بندی خاص و با استفاده از فونت های سنتی باشد. در این راستا بهتر است به نکات زیر نیز دقت کنید:
- طول نامه در حالت معمول نباید بیش از یک صفحه باشد.
- اندازه فونت باید بین ۱۰ تا ۱۲ باشد.
- بهترین فونت‌ها برای تنظیم استعفا نامه nazanin، mitra، titr و zar است.
- پاراگراف بندی‌ها باید کوتاه باشد. به‌طوری که بیش از سه خط نشود.
- هنگام نوشتن متن لازم است تمامی فاصله‌ها و نیم فاصله‌ها را نیز رعایت کنید.
چند نمونه نامه استعفا از کار
در ادامه چند نمونه متن نامه استعفا می‌آوریم تا در صورت لزوم بتوانید از آن‌ها الگوبرداری کنید:
نمونه اول متن نامه در خواست استعفا
مدیریت محترم شرکت…..
جناب آقای/ سرکار خانم ….
با سلام
به اطلاع می‌رسانم اینجانب … با کد ملی …. که از تاریخ …. در سمت …. مشغول به کار در شرکت …. بوده‌ام، از تاریخ … دیگر قادر به ادامه همکاری در شرکت مذکور نبوده و قصد دارم استعفای خود را تقدیم شما کنم.
اینجانب به‌دلیل طولانی بودن ساعات کاری و عدم امکان گذراندن وقت کافی با خانواده مجبور به تغییر شغل هستم و قصد دارم در شرکت دیگری مشغول به‌کار شوم.
از لحظاتی که در کنار شما کار کردم بسیار لذت بردم و در طول سال‌های همکاری با شما همواره توانسته‌ام اطلاعات و دانش خود را افزایش دهم. به‌همین دلیل قصد دارم از شما به خاطر زحمات بی شاعبه‌ای که به بنده داشته‌اید تشکر کنم.
در زمان باقیمانده سعی دارم پروژه‌هایی که در دست دارم را تحویل داده و به شما در استخدام نیرویی جدید و آموزش و راه‌اندازی او کمک کنم.
خواهشمندم دستورات لازم جهت انجام پیش زمینه‌های ترک کار بنده و پرداخت سنوات و اضافه کاری‌های باقی مانده را ابلاغ نمایید.
با تشکر
نام و نام خانوادگی
امضا، تاریخ و شماره تلفن
نمونه دوم متن استعفا نامه ( نامه استعفا به دلیل مهاجرت به شهر یا کشوری دیگر)
مدیر عامل سازمان…..
آقا / خانم مهندس…..
با سلام
اینجانب …. با کد ملی ….. کد پرسنلی ….. از تاریخ ….. در بخش ….. و به عنوان …. در سازمان مشغول به‌کار بوده‌ام. اما اکنون تصمیم به قطع همکاری و با احترام استعفای خود را اعلام می‌کنم. جهت اطلاع شما تا پایان روز کاری …. قادر به همکاری با شرکت خواهم بود.
ترک کار اینجانب به‌دلیل تغییر محل زندگی است و قصد دارم در شهری که به آن منتقل می‌شوم به‌دنبال شغل مناسبی باشم.
از لطف و همراهی شما در طول این سال‌ها سپاسگزارم. در طول همکاری با سازمان مهارت‌های بسیاری کسب کرده‌ام و نکات بسیاری از شما آموخته‌ام. آموخته‌های من در ادامه مسیر شغلی کمک بزرگی خواهد بود و از شما بابت آموزش و ایجاد محیط کاری پویا سپاسگزارم.
در طول زمانی که در خدمت شما هستم قصد دارم به شما در پیشبرد پرونده‌های باقیمانده کمک کنم. همچنین در صورت نیاز می‌توانم علاوه بر انتقال کارها به نیروی جدید، به ایشان در یادگیری وظایف و نحوه کار کردن در سازمان نیز کمک کنم.
از شما تقاضا دارم دستور بفرمایید بررسی‌های لازم جهت پرداخت حقوق و سنوات من توسط مدیریت منابع انسانی انجام شده و در صورت امکان هزینه مرخصی‌های باقیمانده نیز به اینجانب پرداخت شود.
با تشکر
نام و نام خانوادگی
امضا، تاریخ و شماره تلفن
قبل از نوشتن نامه استعفا از یک کوچ کمک بگیرید
نوشتن نامه استعفا برای شما کار سختی نخواهد بود. شما می توانید با جستجو در اینترنت به بهترین نامه های استعفا دسترسی پیدا کنید. اما پیشنهاد ما این است که اگر در مورد استعفا هنوز شک دارید، قبل از نوشتن نامه استعفا، تصمیم خود را با یک یا چند جلسه کوچینگ شفاف کنید. جلسات به شما کمک خواهد کرد تصمیم گیری همه‌جانبه‌تری در مورد استعفا یا ترک شغل داشته باشید.
همین حالا از طریق فرم زیر در یک جلسه کوچینگ رایگان ثبت نام کنید:
من خیزران کرم‌پور کوچ مورد تایید فدراسیون بین‌المللی کوچینگ هستم.
برای ثبت نام در یک جلسه کوچینگ رایگان، فرم زیر را پر کنید
پاسخ به سوالات متداول
نکات مهم هنگام نوشتن نامه استعفا چیست؟
حتما در کمال احترام و ادب صحبت کنید. در طول نامه از مدیر یا مدیران به دلیل داشتن فرصت همکاری با آن‌ها تشکر کرده و قدردانی کنید. از طولانی شدن نامه جلوگیری کرده و صادقانه صحبت کنید. همچنین باید اطلاعات دقیق خود، سمتی که داشته اید و شماره تلفن‌تان را نوشته و مهمترین درخواست‌های خود را پیش از ترک کار بیان کنید.
آیا لازم است در نامه استعفا دلیل ترک کار خود را صادقانه شرح دهیم؟
اگر دلایل ترک کار شما نیاز به داشتن وقت آزاد بیشتر، ترک محل زندگی، مهاجرت و تغییر نوع کار است می‌توانید به طور مختصر به آن اشاره کنید. اما نامه استعفا جای گله و شکایت نیست و بهتر است از ذکر دلایلی مانند کم بودن حقوق، بدرفتاری کارمندان یا کارفرمایان و زیاد بودن حجم کار خودداری کنید.
چه چیزهایی در نامه استعفا ننویسیم؟
نیازی نیست از شغل جدیدی که پیدا کرده اید و مزایای آن بنویسید. یا نیازی نیست چیزی در مورد کارهایی که تا به حال در سازمان یا شرکت انجام داده‌اید بگویید. علاوه بر این از آنجایی که احتمال دارد در آینده نیاز باشد به آن سازمان بازگردید، نباید از کلمات درشت و بی‌ادبانه استفاده کنید.
